В командировку – без удостоверенияЧто изменилось в порядке начисления командировочных выплат

После вступления в силу Налогового кодекса изменился порядок оформления командировок и начисления командировочных выплат. В частности, было отменено обязательное требование по наличию командировочных удостоверений у сотрудников и заметно увеличен максимальный размер суточных О том, что нового появилось в оформлении и оплате командировок, газете «Факты» рассказала заместитель директора департамента налогообложения юридических лиц — начальник управления налога на прибыль Государственной налоговой службы Украины Наталья Хоцяновская.
– Это правда, что теперь не нужно оформлять командировочное удостоверение?
– После вступления в силу раздела Налогового кодекса, регулирующего оплату командировочных расходов, Министерство финансов переписало инструкцию «О служебных командировках в пределах Украины и за рубеж», чтобы она соответствовала новым нормам. Теперь инструкция не предусматривает требований относительно наличия удостоверения о командировке. Так что оно уже не является обязательным документом.
– Чем же тогда можно подтвердить, что человек действительно был в командировке?
– Сотрудник направляется в командировку приказом по предприятию. Сам факт командировки подтверждается этим приказом, транспортными билетами, счетами из гостиниц и другими документами.
Также во время командировки в страну, с которой установлен полный пограничный таможенный контроль, в заграничном паспорте (или документе, который его заменяет) должны стоять отметки контрольно–пропускных пунктов Пограничных войск Украины.
Намного сложнее с подтверждением расходов на командировку, которые предприятие имеет право включить в состав затрат.
– Тогда давайте поговорим о расходах. Что оплачивают командированному сотруднику?
– Начнем с главного: расходы могут быть включены в состав затрат налогоплательщика только при наличии документов, которые подтверждают связь командировки с деятельностью предприятия.
– Каких?
– Например, приглашения принимающей стороны, договора, контракта, документов, удостоверяющих участие откомандированного лица в переговорах, конференциях, симпозиумах и так далее…
ОГРАНИЧЕНИЯ — ТОЛЬКО ДЛЯ БЮДЖЕТНИКОВ
– Правда ли, что с 1 апреля выросли размеры суточных?
– После вступления в силу Налогового кодекса суммы суточных расходов, которые предприятие может относить на свои затраты, увеличились. Так, до 1 апреля предельная норма суточных при командировках в пределах Украины составляла 30 гривен. Если в счет за гостиницу включалась стоимость питания, то максимальные суточные составляли: 24 гривни — при одноразовом питании, 18 — при двухразовом и 12 гривен — при трехразовом питании.
С 1 апреля максимальный размер суточных – 20 процентов минимальной зарплаты, утвержденной на 1 января текущего года. Поскольку на 1 января 2011 года минимальная зарплата составляла 941 гривню, то максимальный размер суточных с 1 апреля вырос до 188 гривен 20 копеек.
– Это касается и зарубежных командировок?
– Для зарубежных командировок предельная норма суточных раньше составляла 50 долларов США. Если в счет за гостиницу входила стоимость одноразового питания, то максимальная норма суточных снижалась до 40 долларов, двухразового — до 27,5 доллара, трехразового — до 17,5 доллара.
С апреля максимальный размер суточных при командировках за рубеж тоже привязали к минимальной зарплате — он составляет 75 процентов ее размера, утвержденного на 1 января. В 2011 году это 705 гривен 75 копеек.
– Если стоимость питания включена в счет за проживание в гостинице, размеры суточных не уменьшаются?
– Почему же? Уменьшаются в зависимости от количества раз питания в гостинице. При одноразовом питании они составят 80 процентов суммы суточных, при двухразовом — 55 процентов и при трехразовом — 35 процентов. Это касается как зарубежных командировок, так и поездок по Украине.
– Имеет ли право работодатель выплатить суточные в большем, чем предусмотрено, размере?
– Работодатель может выплатить любые суточные. Но при этом отнести к затратам он вправе только суммы в пределах граничных размеров. Кроме того, на разницу будет начислен налог на доходы физлиц.
– А в меньшем размере?
– Может. Мы ведь говорим о максимальном размере, о суммах, которые разрешается относить к валовым расходам предприятия. Поэтому работодатель имеет право выплатить суточные и в меньшем объеме (например, если предприятие переживает финансовые трудности). Но при этом размер суточных не может быть ниже нормы, установленной для работников бюджетной сферы в зависимости от страны командирования.
– Какие ограничения установлены для бюджетных предприятий?
– Для работников бюджетных предприятий и госслужащих при командировках в пределах Украины продолжает действовать максимальный размер суточных в размере 30 гривен. А при зарубежных поездках размер суточных зависит от страны командирования и может колебаться от 25 долларов (Белоруссия, Азербайджан, Армения) до 50 долларов (Бельгия, Великобритания, Франция, США, Германия).
– Есть ли для предприятий ограничения расходов по оплате гостиницы? Например, сотрудник желает жить в люксовом номере «Хилтона»…
– Ограничения существуют только для бюджетных предприятий. Граничные суммы на наем жилья составляют 250 гривен в пределах Украины и от 53 до 250 долларов при зарубежных поездках. А для предприятий, которые финансируются не за счет бюджета, таких ограничений нет ни по Украине, ни за рубежом. Но вы же сами понимаете, что руководство фирмы имеет право самостоятельно устанавливать подобные ограничения для своих сотрудников в зависимости от финансового состояния предприятия.
ДЕНЬГИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ВЫПЛАЧЕНЫ ДО НАЧАЛА КОМАНДИРОВКИ
– Какие расходы, кроме суточных и оплаты жилья, возмещаются работнику?
– В целом перечень командировочных расходов, которые разрешается компенсировать, не изменился.
– Возмещаются ли расходы на питание?
– Расходы на питание компенсируются за счет суточных.
– Ну хотя бы чаевые можно компенсировать?
– Только в том случае, если они включены в счет и предусмотрены законами страны пребывания.
– Оплата услуг подлежит возмещению?
– Оплата определенных бытовых услуг компенсируется. Например, стирка и глажка одежды, белья, химчистка и починка одежды, чистка и ремонт обуви, затраты на пользование холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), кондиционером.
– А пользование мини–баром?
– Такие расходы не возмещаются – они оплачиваются работником за счет суточных.
– Как насчет оплаты транспорта?
– Возмещаются все расходы на проезд к месту командировки, назад и, само собой, по месту командировки. Это могут быть расходы на проезд до вокзала, аэропорта или пристани и обратно (если эти пункты расположены за пределами города), в том числе при пересадках. Сюда включаются расходы на проезд в городском транспорте (рейсовые автобусы, метро, троллейбусы, трамваи и прочее) при условии, что работнику не предоставлялись бесплатно средства передвижения, а также включаются предварительный заказ билетов, пользование постельными принадлежностями в поездах, оплата аэропортовых сборов, перевоз багажа.
– А такси?
– Только от аэропорта, вокзала, пристани до места командировки и обратно, если там не курсирует общественный транспорт.
Кстати, руководитель предприятия имеет право определить командированному вид транспорта, которым тот может пользоваться в другом городе. В противном случае работник выбирает вид транспорта самостоятельно – все, кроме такси.
– Допустим, человек отправляется в командировку на автомобиле…
– Если это служебный автомобиль, то оплачиваются расходы на бензин в соответствии с действующими нормами за километр пробега по маршруту, который должен быть указан в приказе руководителя предприятия. Возмещаются и другие затраты, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, а также сборы за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами.
– А если командированный едет на своей машине?
– Если человек решит поехать в командировку на своем автомобиле, то для того, чтобы компенсировать ему транспортные расходы (например, на покупку бензина), нужно будет доказать их связь с данной конкретной поездкой. А это порой бывает затруднительно, ведь если сотрудник едет на личном транспорте, ему не выдают путевые листы, которые подтверждали бы это.
Правда, выход есть — можно оформить аренду данного автомобиля. К тому же нередко фирмы по трудовому договору компенсируют своим сотрудникам расходы на личный автотранспорт, который используется для служебных целей, без привязки к командировкам.
– Что еще подлежит возмещению?
– Расходы на оплату телефонных счетов, на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), на комиссионные (в случае обмена валютных средств), на обязательное страхование, а также другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в местах командировки, включая любые сборы и налоги, которые подлежат оплате в связи с проведением таких расходов.
– Какие расходы не возмещаются?
– Все личные траты, которые не связаны с выполнением служебных обязанностей. В том числе, как мы уже говорили, пользование мини–баром, платными телеканалами в гостинице, а также покупка сувениров, поход по магазинам, посещение театров и музеев.
Также не возмещаются расходы на алкогольные напитки, табачные изделия, зрелищные мероприятия, проведение предпродажных и рекламных мероприятий по товарам (работам, услугам), которые продаются предприятием.
– Когда выдают суточные — до или после командировки?
– Суточные, а также аванс на проезд и проживание должны быть выплачены работнику до начала командировки. Эти средства могут выдаваться наличными или переводиться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.
Кстати, законодательство не требует подтверждать суточные расходы документально.
– А остальные расходы?
– Остальные необходимо подтвердить. После возвращения из командировки работнику нужно отчитаться за все деньги, полученные в качестве авансовых средств на текущие расходы, а также за все подлежащие компенсации фактические затраты. Все они могут быть возмещены только при наличии оригиналов документов, которые их подтверждают: счетов, чеков, накладных, багажных квитанций, транспортных билетов (в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документов об оплате), оригиналов страховых полисов с отметкой об оплате и так далее. При этом документы, которые подтверждают стоимость зарубежных расходов, оформляются в соответствии с законодательством страны командировки.
Установлены новые сроки подачи отчета об использовании средств: теперь работник обязан сделать это до конца пятого, а не третьего, как раньше, банковского дня после возвращения из командировки. В то же время, если человек оплачивал гостиницу, транспорт, услуги и так далее с помощью платежной карточки, ему нужно подать отчет об использовании выданных на командировку средств до конца третьего банковского дня

Источник: Газета “Индустриальное Запорожье” | Прочитать на источнике